Oikeanlaiset toimitilat ja sujuva muutto – kuusi vinkkiä uuden toimitilan hakuun

Kun yrityksesi etsii uusia toimitiloja, on tärkeää aloittaa kartoittamalla henkilöstön toiveet. Mikä toimii nykyisessä toimitilassa, entä mihin asioihin kaivataan muutoksia?

Listaa tarpeet ja kriteerit. Onko avokonttori omia työhuoneita parempi vaihtoehto? Jos henkilöstö tekee paljon etätöitä, mieti, kuinka paljon tarvitaan vakipaikkoja ja kuinka monelle riittäisivät ns. flexipaikat.  

Toimivat tilat mahdollistavat erityyppisen työn tekemisen. Pohdi, tarvitaanko puhelinkoppeja, hiljaisen työskentelyn tiloja, tiimihuoneita tai valmiiksi kalustettuja projektityötiloja. Millaisia neuvotteluhuoneita toivotaan? Entä halutaanko tiloihin oma keittiö?

Etätyöaikojen jälkeen moni yritys haluaa houkutella henkilöstöä takaisin toimistolle. Toimiston pitäisi siis olla houkuttelevampi kuin kotitoimiston. Tässä voivat tepsiä taukohuoneet ja muut yhteiset kohtaamispaikat.

Tulevaisuuteen kannattaa varautua muuntojoustavilla tiloilla, joita on helppo muokata muuttuvien tarpeiden mukaan.

Kenties tärkeintä on toimitilan sijainti ja etenkin helppo saavutettavuus. Sijainti vaikuttaa myös työnantajamielikuvaan.

Missä henkilöstö keskimäärin asuu, millä he kulkevat töihin? Onko tärkeämpää, että toimitila on hyvien julkisten kulkuyhteyksien äärellä, vai näppärän ajomatkan päässä? Entäpä työpäivän aikana liikkuminen: onko henkilöstöllä tarvetta käydä asiakkaiden luona, tai vierailevatko asiakkaat toimistolla?

Palveluilla, kuten lähellä sijaitsevilla lounasravintoloilla, on niin ikään iso merkitys työpaikan houkuttelevuuden ja arjen viihtyisyyden kannalta.

Entä tarvitseeko yrityksesi aulapalvelun? Voisiko ratkaisu olla business park, josta löytyy saman katon alta kaikki palvelut?

Selvitä aluksi budjettiraami, jossa liikutaan. Sen pohjalta on helpompi lähteä kartoittamaan vaihtoehtoja.

Toimitilan hintaan vaikuttavat sijainnin lisäksi sopimuksen kesto ja mahdolliset muutostyöt. Vuokran lisäksi budjetissa kannattaa huomioida esimerkiksi vesimaksu, sähkö, aulapalvelumaksu, mahdolliset autopaikat ja kuntosali, jos sellainen halutaan tarjota henkilöstölle.

Mieti, tarvitaanko lisäpalveluita: sosiaalitilat, suihkut ja pyörävarastot nostavat hintaa, mutta voivat maksaa itsensä takaisin henkilöstön viihtymisenä.

Koska uuden toimitilan etsiminen ja muutto on suuri projekti, on hyvä olla vähintään yksi henkilö, joka on vastuussa projektista alusta saakka. Suuremmassa organisaatiossa kannattaa koota projektityöryhmä, jotta taakka ei käy liian suureksi yhdelle.

Henkilöstön osallistaminen projektiin on kaikki kaikessa. Kun on kyse suuresta muutoksesta omaan arkeen, on tärkeää, että ihmiset kokevat pääsevänsä osalliseksi päätöksentekoon. Pidä huolta mahdollisimman avoimesta viestinnästä koko prosessin ajan. Näin henkilöstön on helpompi valmistautua muutokseen. Kokemus vaikuttamisen mahdollisuudesta pehmentää yleensä myös muutosvastarintaa.

Mitä aiemmin aloitat, sen parempi! Huomioi yrityksesi koon vaikutus aikatauluun. Ison yrityksen toimitilan etsiminen ja muutto voivat viedä jopa vuoden.

Jos sopivaa tilaa ei löydy valmiina ja on tehtävä muutostöitä, aikaa kuluu jo urakoiden kilpailutuksissa. Lisäksi eri rakennusmateriaaleilla voi olla jopa kuukausien toimitusajat. Moni varaakin projektiin liian vähän aikaa. Mitä lähempänä h-hetkeä ollaan liikkeellä, sitä enemmän yleensä joudutaan tekemään kompromisseja. Joskus on tyydyttävä valmiisiin tiloihin.

Myös fyysinen muutto kannattaa aloittaa ajoissa, sillä kaikki siihen liittyvä aina muuttofirmojen kilpailutuksesta lähtien pitää tehdä muun työn ohessa.

Fyysinen muutto on tilaisuus ottaa käyttöön uudenlaisia toimintatapoja. Mieti, mitä asioita yrityskulttuuristanne voisi muuttaa. Onko uusia pelisääntöjä, joista voisi sopia? Entä mitä toimintamalleja haluatte jättää menneisyyteen? Jopa liiketoimintaa voi kehittää muuton yhteydessä. Myös tässä asiassa kannattaa osallistaa henkilöstöä ja pohtia tulevaisuuden suuntaviivoja yhdessä.

Vinkit antoi GEM Project Asset Managementin Senior Advisor Nina Lahtonen. GEM Project Asset Management vastaa eQ Toimitilojen toimistojen ja liiketilojen vuokrauksesta pääkaupunkiseudulla.