Tapa tehdä töitä on muuttunut merkittävästi – entä työympäristöt?

Gullstén & Inkinen käyttää suunnittelutyönsä tukena käyttäjätietoa kartoittavia työkaluja kuten käyttöasteen mittauksia. Läsnätyövaiheessa ennen pandemiaa mittauksilla saatiin hyvä yleiskuva tilojen käytöstä. Ennen maailmanlaajuista talouskriisiä vuonna 2008 käytössä oli keskimäärin jopa 25 neliötä työtekijää kohden koko toimistossa ja läsnäoloaste toimistoilla vain 50 %. Se tarkoitti väljyyttä ja lähtökohtaisesti myös työrauhaa.

Talouskriisin seurauksena työympäristöissä tapahtui isoja muutoksia. Kun yritysten liikevaihdot junnasivat paikoillaan säästökohteiksi valikoituvat myös toimitilat. Käytössä oleva neliömäärä saattoi jopa puoliintua. Lisäksi digitalisaatio vähensi liikkumista työpaikan ulkopuolella, minkä seurauksena henkilöstön läsnäolo toimistolla kasvoi jopa 70 %:n tasolle. Tilojen supistuminen johti siihen, että pienemmässä tilassa tehtiin useamman henkilön voimin töitä ja näin myös erilaisia työtehtäviä. Ratkaisuksi löydettiin uudelleen monitilatoimisto-konsepti, jota oli kokeiltu aikaisemmin.

Olemme kohdanneet uusimman tavan tehdä töitä – jatkuva etätyö. Jo nyt on nähtävissä, että toimitilojen tulee taipua entistä nopeammin erilaisiin tarpeisiin yritysten sopeuttaessa pandemian jälkeistä toimintaansa vauhdilla. Käytännön haasteena on, miten johto seuraa työntekemisen muutosten vaikutuksia henkilöstön työtapoihin, tarpeisiin ja toiveisiin. Kokemus etätöistä on asiantuntijan mukaan aina yksilöllinen, vaikka tutkimustietoa löytyisikin sen eduista ja haitoista.

Asiakkailtamme saadun palautteen mukaan läsnätyöllä on kuitenkin iso merkitys organisaatioiden kyvylle tuottaa uutta ja kehittyä. Siksi yrityksissä haetaan henkilöstölle merkityksellisiä syitä palata toimistolle. Näitä voivat olla tarjolla olevat palvelut, hyvä ruoka ja kahvi, kuntosali, neuvottelutilat isojen näyttöjen kera, keskittymistä ja Teams-palavereita mahdollistavat tilat tai oma työhuone, kertoo Sisustusarkkitehdit Gullstén & Inkinen Oy:n toimitusjohtaja Jari Inkinen, sisustusarkkitehti SIO & arkkitehti SAFA.

Tulevaisuudessa työskentely toimistolla vaatii tiloilta yhä enemmän ja tilojen tulee joustaa erilaisiin tarpeisiin yhä ketterämmin. Perinteinen ”pulpettimeri” ei palvele enää, vaan tiloista tulee yhä monimuotoisimpia työtapojen monipuolistuessa. Lisäksi etätyö voi olla isompi tai pienempi osa omaa työviikkoa organisaatiosta, työtehtävästä tai henkilökohtaisista tarpeista johtuen. Lyhytaikaisetkin tilatarpeet ovat ratkottavissa asiantuntevalla suunnittelulla, tilantarjoajan edistyksellisyydellä ja muuntojoustavilla tiloilla. Esimerkkinä ovat toimistoihin saapuneet erikokoiset siirrettävät moduulitilat, jotka toimivat monimuotoisemmin yksin tai yhdessä toteutettavissa työtehtävissä korvaten perinteiset puhelinkopit.

eQ hyödyntää asiakkaidensa työympäristöjen suunnittelussa Gullstén & Inkinen Oy:n palveluja. Visio huomisesta tarkentuu analyyttisellä tarkastelulla, joka kohdistuu organisaation tapaan tuottaa arvoa, kulttuuriin, työprofiileihin ja näihin kiinnittyviin työtehtäviin. Käymällä läpi erilaisia vaihtoehtoja löytyvät kullekin työyhteisölle sopivimmat tilaratkaisut.

Toimitilatarpeen kartoitus voi käynnistyä pienemmällä osallistujamäärällä edeten kohti henkilöstöä osallistavampaa toimintaa. Jokainen tila on suunniteltavissa toimivaksi avoimen vuoropuhelun kautta. Valmennus auttaa näkemään uuden työympäristön koko potentiaalin. Uudenlaiset monitoimitilat saadaan parhaaseen käyttöön esittelemällä erilaisia tilankäyttömahdollisuuksia ja luomalla yhteistä toimistokulttuuria. Yhteisissä tiloissa viihdytään yhdessä.