Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste
Tämä on tietosuojaseloste, jolla täytetään tietosuoja-asetuksen (Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679) 13 artiklan mukainen informointivelvollisuus rekisteröidyille vuokralaisille/asiakkaille.
Rekisterinpitäjä
Erikoissijoitusrahasto eQ Yhteiskuntakiinteistöt ja Erikoissijoitusrahasto eQ Liikekiinteistöt sekä Oivat Kaupunkikodit Ky ja Oivat Kaupunkikodit II Ky (jäljempänä eQ)
Osoite: c/o eQ Varainhoito Oy, Aleksanterinkatu 19, 00100 Helsinki
Puhelin: +358 (09) 6817 8777
Kotisivu: www.eq.fi
Yhteyshenkilö: vuokrahallinto
Rekisterin nimi
Erikoissijoitusrahasto eQ Yhteiskuntakiinteistöjen ja Erikoissijoitusrahasto eQ Liikekiinteistöjen ja näiden omistamien kiinteistöyhtiöiden vuokralaisrekisteri ja Oivien Kaupunkikotien ja näiden omistamien asunto-osakeyhtiöiden liiketiloja koskeva vuokralais-/asiakasrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
eQ käsittelee vuokralaisrekisterissä henkilötietoja vuokrasuhteen hoitamiseksi tai uuden vuokrasuhteen luomiseksi. Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta vuokrasopimuksen voimassaolon aikana sekä potentiaalisten vuokralaisten osalta siltä ajalta, kun potentiaali on yleisesti ottaen katsottavissa mahdolliseksi syntyä (ellei muuta todeta, katsotaan tuon ajan olevan noin vuosi siitä, kun potentiaali on ilmaistu). Vuokralaisrekisteri sisältää ainoastaan vuokralaisena olevien henkilöiden sekä yritysten ja yhteisöjen yhteyshenkilöiden henkilötietoja, joiden käsittely perustuu vuokrasopimuksen täytäntöön panemiseen, asukassuhteen ylläpitämiseen ja hoitoon sekä vuokralaisten tiedottamiseen.
eQ ei käytä henkilötietoja automaattisessa päätöksenteossa.
Käsiteltävät henkilötiedot
Vuokralaisrekisterissä käsitellään seuraavia vuokralaisen (yksityishenkilö) tai yritys- tai yhteisövuokralaisten yhteyshenkilöiden henkilötietoja sekä potentiaalisten vuokralaisten (yksityishenkilö) tai potentiaalisten yritys- tai yhteisövuokralaisten yhteyshenkilöiden henkilötietoja:
• rekisteröidyn perustiedot kuten nimi
• rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
• rekisteröidyn yksityishenkilönä olevan vuokralaisen tai yrityksen allekirjoittajana toimivan oma syntymäaika ja henkilötunnus
• mahdolliset muut rekisteröidyn antamat tiedot
Henkilötietojen tietolähteet
eQ hankkii vuokralaisrekisterin tiedot vuokralaisilta ja yritys- ja yhteisövuokralaisten yhteyshenkilöiltä itseltään.
Henkilötiedon suojaaminen ja tietoturva
Sähköisesti käsiteltävät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin hyväksyttyjen teknisin keinoin suojattuja.
Henkilötietojen siirto ja luovutus
eQ luovuttaa vuokralaisrekisterin tietoja Newsec Property Asset Management Finland Oy:lle osapuolten välisen palvelusopimuksen mukaisesti ja palvelujen edellyttämässä laajuudessa. Tietoja luovutetaan ainoastaan sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kanssa.
Vuokralaisrekisterin ylläpidosta vastaavilla tahoilla (tällä hetkellä Oivien Kaupunkikotien sekä kiinteistö/asunto-osakeyhtiöiden hallitsemien tilojen vuokrahallinto ja vuokraus Newsec Property Asset Management Finland Oy:ssä) on pääsy vuokralaisrekisterin tietoihin.
eQ luovuttaa tietoja myös emoyhtiölleen, tytäryhtiöilleen sekä eQ Varainhoito Oy:lle ja eQ Rahastoyhtiö Oy:lle ja kaikkien näiden neuvonantajille sekä tilintarkastajille ja lain mukaista arvonmääritystä ja sen tarkastusta tekeville tahoille. Näitä tahoja sitovat samat salassapito- ja muut velvoitteet kuin eQ:ta.
Vuokralaisrekisteriin (tai sen osiin) on myös pääsy tahoilla, jotka hoitavat ja ylläpitävät eQ:n omistamia kiinteistökohteita tai niiden vuokrausta (mukaan lukien saatavien perintää).
Kaikki kolmannet osapuolet ovat sitoutuneet eQ:seen nähden käyttämään tietoja vain tämän selosteen mukaisiin käyttötarkoituksiin sekä salassapitovelvoitteisiin ja muuhun tietosuojasääntelyn noudattamiseen vuokralaisrekisterin osalta.
Tietoja voidaan myös luovuttaa viranomaiselle (sisältäen Finanssivalvonta ja veroviranomaiset) lainsäädännön niin edellyttäessä.
Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle
eQ ei aio siirtää rekisterin tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttäminen
Pääsääntöisesti eQ säilyttää vuokralaisrekisterin henkilötietoja vuokrasuhteen ajan ja vuoden ajan vuokrasuhteen päättymisestä lukien. Mikäli vuokrasuhteeseen liittyy keskeneräisiä asioita, eQ säilyttää henkilötietoja, kunnes keskeneräiset asiat on saatu päätökseen. Potentiaalisten vuokralaisten osalta tietoja säilytetään vuoden ajan siitä, kun potentiaali uuteen vuokrasuhteen on ilmaistu.
Vuokralaisen ja vuokralaisen yhteyshenkilön oikeudet
Vuokralaisella tai yritys- tai yhteisövuokralaisen yhteyshenkilöllä on oikeus:
Vuokralainen tai yritys- tai yhteisövuokralaisen yhteyshenkilö voi lähettää oikeuksiensa käyttämiseen liittyvän pyynnön eQ:lle vapaamuotoisesti tämän tietosuojaselosteen alussa ilmoitettuun osoitteeseen. eQ voi vaatia henkilöllisyyden todentamista ennen pyynnön käsittelyä.
Mikäli vuokralainen tai yritys- tai yhteisövuokralaisen yhteyshenkilö pyytää pääsyä häntä koskeviin henkilötietoihin, eQ toimittaa jäljennöksen rekisteriin talletetuista tiedoista joko kirjallisessa tai sähköisessä muodossa tai osoittaa paikan, jossa rekisteriin talletetut tiedot ovat nähtävillä ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. eQ voi tarvittaessa jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella, mikäli pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä sitä edellyttää, ja tästä ilmoitetaan vuokralaiselle tai vuokralaisen yhteyshenkilölle.
Vuokralaisella on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.
Sähköposti: eQREHallinto@eq.fi