Vuokrasopimuksen tekeminen

Toimitilamme vuokrataan pääsääntöisesti yrityksille tai yhteisöille (myös toiminimille). 

Kuitenkin myös yksityishenkilö voi olla meillä vuokralaisasiakkaana. Tällöin vuokrasopimus tehdään suoraan yksityishenkilön tai henkilöiden nimiin yhteisvastuullisena. Tällä tavalla vuokrattujen tilojen käyttö ei kuitenkaan ole nykyisen Suomessa voimassaolevan lain mukaan arvonlisäverotuksessa arvonlisäverojen vähennykseen oikeuttavaa. Tämä nostaa yksityishenkilölle koituvaa vuokrakustannusta keskimäärin arvonlisäveron verran verrattuna yritykseen, joka harjoittaisi samassa tilassa arvonlisäverollista liiketoimintaa. Tarvittaessa vuokraajamme osaa auttaa asiassa tarkemmin.

Vuokrasopimus toimitilasta tehdään aina kirjallisesti eQ:n vuokrasopimusmallin mukaisena ja se allekirjoitetaan käyttäen sähköistä allekirjoituspalvelua.   

Saat vuokrasopimusluonnoksen vuokraajalta, kun sopiva tila sinulle on löytynyt. 

Pystymme tilan vuokrauksen yhteydessä tekemään vuokrasopimukset suomeksi tai englanniksi asiakkaan toiveen mukaisesti.  

Lähtökohtaisesti teemme sopimukset suomeksi, mutta kerrothan meille mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jos haluat sopimuksen englanniksi. 

Jos sinulla on jo olemassa oleva vuokrasopimus, niin sopimuksen kielen muutos edellyttää kokonaan uutta vuokrasopimusta, jonka yhteydessä myös vuokrasopimuksen ehtoja saatetaan tarkistaa. Usein tästä tulee asiakkaalle kuluja. Olethan yhteydessä meihin, jos kuitenkin haluat vaihtaa vuokrasopimuksen kieltä. Muistathan, että voit kääntyä myös käännöstoimiston puoleen. 

Vuokralaisena olevan yhtiön vuokrasopimuksen allekirjoitushetken luottoluokitus voi vaikuttaa vuokrasopimusta tehtäessä vuokran määrään ja vuokravakuuden suuruuteen. Luottoluokitus tarkistetaan osana vuokrausprosessia ennen vuokrasopimuksen tekemistä.  

Jos lasket eQ Haussa alustavaa vuokratarjousta, eQ Haku kysyy yrityksen luottoluokitusta, jotta voimme antaa osuvampia vuokratarjouksia. Yrityksen hyvä luottoluokitus saattaa alentaa kuukausivuokraa. 

Matala luottoluokitus tai maksuhäiriömerkinnät saattavat kokonaan myös estää vuokrasopimuksen tekemisen. Olethan ajoissa yhteydessä meihin, jos yrityksesi luottoluokitus on huono tai yrityksellä on merkittäviä maksuhäiriöitä, niin selvitetään yhdessä näiden vaikutus vuokrasopimuksen tekemiseen. 

eQ Toimitilojen edustaja lähettää lopullisen vuokrasopimuksen liitteineen allekirjoitettavaksi sähköisen allekirjoituspalvelun kautta (Signom), jota varten eQ Toimitilojen vuokraaja tiedustelee allekirjoittavan henkilön tai henkilöiden sähköpostiosoitteet, joihin tulee automaattinen kutsu siirtyä allekirjoituspalveluun allekirjoittamaan vuokrasopimus. 

Allekirjoituspalveluun tulee tunnistautua verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, jonka jälkeen allekirjoittavan henkilön tulee valita allekirjoittaako hän sopimuksen henkilökohtaisesti tai suoraan vuokralaisena toimivan yrityksen kaupparekisteriin merkittynä edustajana. Allekirjoituspalvelu näyttää suoraan ajantasaisen kaupparekisterin mukaisen edustamisoikeustilanteen.   

Jos allekirjoittaja allekirjoittaa vuokrasopimuksen valtakirjalla, tulee valtakirja toimittaa etukäteen eQ Toimitilojen vuokraajalle, jotta se voidaan liittää allekirjoitettavaan sopimukseen. 

Asiakas allekirjoittaa vuokrasopimuksen aina ensin, jonka jälkeen eQ Toimitilojen edustaja allekirjoittaa sen. 

Vuokranantajan puolelta vuokrasopimuksen allekirjoittaa aina eQ Toimitilojen edustajat.

Vuokrasopimus on usein yritykselle merkittävä liiketoimi, joka sitoo usein yritystä pitkään. Pääsäännön mukaan vuokrasopimuksen voi allekirjoittaa yrityksen puolesta vain kaupparekisteriin merkittyjen edustamisoikeuksien mukaiset henkilöt.  

Jos viralliseen edustamisoikeuteen tarvitaan kaksi henkilöä, tulee kahden henkilön allekirjoittaa vuokrasopimus.  

Vuokrasopimus voidaan allekirjoittaa myös valtakirjalla, jolloin edustamisoikeutettujen tulee olla antanut kirjallinen, selvä ja yksilöity allekirjoitettu valtakirja, joka liitetään etukäteen vuokrasopimukseen.  

Tietyissä poikkeustapauksissa vuokrasopimuksen voi allekirjoittaa myös ns. oman työntehtävän/roolin mukaisesti (ns. asemavaltuutus).  

Muistutuksena, että allekirjoittajan tulee aina itse varmistaa, että hänellä on oikeus allekirjoittaa yrityksen puolesta vuokrasopimus ja sitoa yritys kyseiseen sopimukseen.   

Vuokranantajan puolelta vuokrasopimuksen allekirjoittaa aina eQ Toimitilojen edustajat.

Sähköinen allekirjoituspalvelu lähettää automaattisesti allekirjoittajien sähköpostiin tiedon, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet vuokrasopimuksen. Tämän jälkeen allekirjoittajahenkilö voi itse käydä lataamassa allekirjoitetun vuokrasopimustiedoston omalle laitteelleen pdf-muodossa. 

Sähköinen allekirjoituspalvelu säilöö allekirjoitettua dokumenttia keskimäärin 30 vrk, joten sopimus on hyvä muistaa ladata heti allekirjoituksen jälkeen itselleen. 

Vuokranantaja arkistoi tietenkin myös kappaleen vuokrasopimuksesta omiin vuokrahallintojärjestelmiin, joten sopimusta voi aina myös pyytää vuokrahallinnoltamme. Vuokrahallintomme kuitenkin tarkistaa, että pyytäjällä on oikeus edustaa vuokralaista.